Ein Blick hinter die Kulissen bei der Implementierung eines neuen Kalibrierprozesses

Bei der Planung eines neuen Kalibrierprozesses sollten zunächst die Hauptpunkte zur Systemimplementierung umrissen werden. Dabei ist zu beachten, dass es sich bei der Implementierung einer vollständig integrierten und automatisierten Kalibrierlösung um einen Prozess handelt. Dies geschieht nicht von heute auf morgen, und sollte in mehreren Schritten erfolgen. In diesem Blogbeitrag werden wir die sechs  Schritte zur Implementierung eines neuen Kalibrierprozesses durchgehen.

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Inhaltsverzeichnis

• Grundlegende Aspekte
• Implementierung eines neuen Kalibrierprozesses in sechs Schritten
  
  • Einführung
  • Prozess-Blueprinting
  • Spezifikation
  • Ausführung
  • Bereitstellung
  • Betrieb

Grundlegende Aspekte

Nachfolgend werden einige grundlegende Aspekte genannt, die zu beachten sind:

• Es gibt eine Vielzahl von ineinandergreifenden Aufgaben, die in entsprechender Reihenfolge ausgeführt werden müssen. Jeder Schritt ist dabei von Bedeutung und es müssen während des gesamten Prozesses wichtige Entscheidungen getroffen werden.
• Ein bewährtes Implementierungsmodell garantiert stets einen schnelleren Prozess als ein neues oder eine vollständig maßgeschneiderte Lösung.
• Der Implementierungsprozess wird üblicherweise von einem Projektmanager beaufsichtigt und bedarf der Einbeziehung mehrerer Fachleute.
• Die größten Probleme (z.B. schleichende Projektumfangserweiterung, Budget- und Terminüberschreitungen) entstehen in der Regel durch eine unzureichende Planung und einen ungeeigneten Ressourceneinsatz und nicht etwa aufgrund besonderer Schwierigkeiten in den einzelnen Schritten.

Implementierung eines neuen Kalibrierprozesses in sechs Schritten

Der Prozess einer Systemimplementierung lässt sich kurz gesagt in sechs Schritte unterteilen:

Einführung

In dieser Phase wird der Rahmen für das Projekt festgelegt. Der Zieltermin für die Inbetriebnahme sowie der Zweck und der Umfang des neuen Kalibriersystems werden bestimmt. Zu dieser Phase gehören auch die Aufstellung des Projektteams, die Erarbeitung eines Projektplans und die Festlegung bestimmter wichtiger Regeln und Grundsätze für das Projekt, wie beispielsweise das Prüf- und Genehmigungsverfahren und das Änderungsmanagement bei geänderten Projektanforderungen.

Darüber hinaus ist die Festlegung der Funktionen und Verantwortlichkeiten sowohl des Lieferanten als auch des Kunden äußerst wichtig, da eine Implementierung eines neuen Kalibrierprozesses niemals eine „Ein-Mann-Show“ ist.

Der Großteil des Ressourcenbedarfs entfällt meist auf die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Kunden. Dies alles muss dann im Liefervertrag, im Projektplan, in den Tätigkeitsbeschreibungen und in den Fortschrittsberichten dokumentiert werden.

Für ein erfolgreiches Ergebnis müssen Meilensteine festgelegt und der Fortschritt ständig überprüft werden. Hierbei sollten die festgelegten Ergebnisse der einzelnen Zwischenziele stets im Auge behalten werden.

In dieser Phase kommt dem Lieferanten eine beratende Rolle zu, da er nicht nur eine Lösung, sondern auch Unterstützung und fachliche Beratung bereitstellt – vom Zeitpunkt der Lieferung bis hin zur vollen Funktionalität.

Prozess-Blueprinting

Dies stellt die vielleicht wichtigste Phase bei der Implementierung eines neuen Kalibriersystems dar, weil hier der bestehende Kalibrierprozess (Ist-Zustand) dokumentiert und der neue angestrebte Kalibrierprozess (Soll-Zustand) bestimmt werden muss.

Die entscheidende Frage im gesamten Projekt ist, ob die Bereitschaft vorhanden ist, einen neuen Kalibrierprozess zu akzeptieren und zu übernehmen, da die Einführung eines neuen Systems und neuer Werkzeuge in exakter Übereinstimmung mit dem alten System nahezu unmöglich ist. Sollte der Kunde jedoch der Ansicht sein, das neue Verfahren nicht übernehmen zu können, besteht in dieser Phase immer noch die Möglichkeit, das Projekt abzubrechen; der Kunde wird dabei zumindest einiges über die bestehenden Arbeitsabläufe und neuen Möglichkeiten gelernt haben.

Normalerweise ist ein erheblicher Beitrag von einer Gruppe aus Anwendern und funktionsübergreifenden Experten, beispielsweise aus den Bereichen IT, Compliance und Qualität, erforderlich, da der Kalibrierprozess mit mehreren verschiedenen Bereichen in Verbindung steht.

Selbst wenn Pläne erstellt und Ziele gesetzt wurden, wird es höchstwahrscheinlich unvorhergesehene, notwendige Funktionen oder Anforderungen geben. Es ist wichtig, diese Prozesse zu skizzieren, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wie in einem solchen Fall gehandelt werden muss.

Spezifikation

Für diese Phase stellt das Prozess-Blueprinting die Grundlage dar. Ein häufiger Fehler besteht darin, direkt in die Spezifikations- Phase einzusteigen, und die vorherige Einführungsphase sowie das Prozess-Blueprinting zu überspringen.

Die technischen Spezifikationen und Funktionalitäten sollten zwischen dem Kunden und dem Lieferanten genaustens abgestimmt sein, um gemeinsam das angestrebte Ergebnis zu erzielen. Es überrascht, wie viele unterschiedliche Interpretationen es für ein einziges Wort gibt. Daher ist eine detaillierte Überprüfung der technischen Spezifikationen gerechtfertigt, um sicherzustellen, dass diese auf gleiche Weise verstanden wurden.

In dieser Phase werden das Lastenheft, das Pflichtenheft und die Prüfspezifikationen bestimmt.

Ausführung

Wurden die ersten drei Phasen erfolgreich ausgeführt, ist dieser Teil einfach. Die erstellten Pläne stehen nun bereit für die Ausführung, die insbesondere durch den Lieferanten umgesetzt wird. Falls ein Aspekt nicht spezifiziert wurde oder sich die Anforderungen ändern bzw. geändert haben, besteht immer noch die Möglichkeit, auf das in der Einführungsphase mit dem Lieferanten vereinbarte Änderungsmanagement zu verweisen, da das Verfahren dazu in der Regel im Liefervertrag oder im Projektplan aufgeführt ist.

Bereitstellung

Der in der Einführung bestimmte Inbetriebnahmetermin findet während der Bereitstellung statt. In dieser Phase wird alles – Software, Ausrüstung und Einweisung – an den Endnutzer gegeben und vom Kunden abgenommen.

Der Prozess und das System müssen höchstwahrscheinlich an alle Beteiligten “wiederverkauft” werden. Dazu empfielt sich die Planung einer Einweisung, in der die Anwender motiviert werden. Selbst wenn bereits zahlreiche Personen in verschiedenen Phasen des Prozesses einbezogen wurden, wird dies die Zustimmung und erfolgreiche Implementierung garantieren.

Betrieb

Die Betriebsphase bildet den Abschluss der Implementierung eines neuen Kalibrierprozesses. Das System ist in Betrieb und weist die erwarteten Vorteile auf. Das neue System wird in Übereinstimmung mit dem neuen Prozess ausgeführt, der anhand von neuen Standard-Betriebsverfahren (kurz SOP) und Arbeitsanweisungen sorgfältig dokumentiert wurde. Zudem wurden alle Mitarbeiter entsprechend geschult.

Der gewählte Lieferant sollte einen möglichst umfassenden Kundensupport anbieten, für den Fall, dass etwas nicht nach Plan läuft.

Alles in allem wird die Implementierung eines neuen Kalibrierprozesses in einem Unternehmen einige Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Sind jedoch alle Schritte abgeschlossen, wird der Kunde die Vorteile in Form einer Effizienzsteigerung und höherer Genauigkeit sowie einer Geld- und Zeitersparnis erkennen.

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