Warum Software im Kalibriermanagement einsetzen?

Die kürzeste Antwort darauf lautet: Software wird eingesetzt, um die Dokumentation zu automatisieren, dadurch Zeit einzusparen und Risiken zu verringern. Zusätzlich können Daten schell analysiert werden, wodurch bessere Entscheidungen getroffen werden können.

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Inhaltsverzeichnis

• Vorwort
• Unterschiedliche Dokumentationsmöglichkeiten
  
  • Papierbasierte Systeme
  • Firmeneigene Systeme
  • CMMS-Kalibriermodul
  • Kalibriersoftware
• 5 Hauptbereiche typischer Kalibrier-Management-Aufgaben
  • Planung und Entscheidungsfällung
  • Organisation
  • Ausführung
  • Dokumentation
  • Analyse

• Vorteile der Nutzung von Kalibriersoftware
• Vorteile für das Unternehmen
• Beamex Lösungen
• Zusammenfassung

Vorwort

Jeder Betrieb nutzt irgendein System für die Datenverwaltung und das Management der Kalibriervorgänge. Genau wie bei der Flughafensicherheit können die Systeme und Prozesse jedoch auch innerhalb eines Unternehmens über verschiedene Werke hinweg sehr unterschiedlich sein. Die verschiedenen Verfahren unterscheiden sich jedoch maßgeblich in Bezug auf Kosten, Qualität, Effizienz, Datenpräzision und Automatisierungsgrad.

Wenn Sie die Ergebnisse manuell auf Papier festhalten oder die Daten sogar manuell elektronisch eingeben, verbringen Sie etwa die Hälfte Ihrer Zeit mit Papierkram. Durch die Verwendung eines dokumentierenden Kalibrators zur automatischen Übertragung von Messdaten an eine für diese Aufgabe entwickelte Kalibriersoftware kann der Zeitaufwand für die Kalibrierung in vielen Fällen um bis zu 75% verringert werden.

Wenn Sie darüber nachdenken, die Dokumentation auf Papier hinter sich zu lassen, sollte die Verwendung einer Kalibriersoftware das ultimative Ziel sein. Auf Ihrem Weg dorthin können Sie die Ergebnisse in einem Tabellenkalkulationsprogramm oder einer generischen Datenbank speichern. Dadurch werden Sie zwar papierlos, können jedoch nicht alle Vorteile realisieren. Das Risiko menschlicher Fehler und einer Beeinträchtigung der Datenintegrität bleibt hoch, und die Dateneingabe ist weiterhin zeitaufwändig. Das Aktualisieren von Fälligkeitsterminen für die Kalibrierung wird nicht automatisiert, wie dies bei einer Software der Fall ist. Hier ist ein Geheimnis, das Sie vielleicht nicht kennen - viele Leute schreiben Kalibrierergebnisse immer noch auf Papier. Sie glauben, dass sie die Einzigen sind und schämen sich normalerweise für den Gedanken und zögern um Hilfe zu bitten. Wenn Sie auch so denken, wissen Sie nun, dass Sie nicht allein sind. Beginnen Sie, indem Sie diesen Blogbeitrag lesen und um Hilfe bitten!

Unterschiedliche Dokumentationsmöglichkeiten

Papierbasierte Systeme

Typischerweise notierten Ingenieure und Techniker die Messwerte im Feld mit Stift und Papier. Zurück im Büro, wurden diese Notizen nochmals sauber niedergeschrieben oder in andere Papierformulare übertragen und in Ordnern abgelegt. Bei der Verwaltung von Hunderten oder sogar Tausenden von Papieren, können diese Dokumente jedoch möglicherweise verlegt, verloren oder beschädigt werden.

Manuelle, auf handschriftlichen Eintragungen basierende Systeme erfordern zwar geringe oder gar keine Investitionen, sind jedoch extrem arbeitsintensiv und machen Trendanalysen sehr aufwendig.

Zudem sind die Kalibrierdaten nicht leicht zugänglich. Das System ist zeitaufwändig, belegt zahlreiche Ressourcen und Tippfehler tauchen zwangsläufig auf. Die Mehrfacharbeit für das wiederholte manuelle Eintragen der Kalibrierdaten stellt außerdem einen bedeutenden Kostenfaktor dar.

Firmeneigene Systeme
(Tabellenkalkulationsprogramme, Datenbanken usw.)

Obwohl es sicherlich ein Schritt in die richtige Richtung ist, bringt die Nutzung firmeneigener Systeme für die Verwaltung von Kalibrierdaten eine Reihe von Nachteilen mit sich. Bei solchen Systemen werden die Kalibrierdaten im Regelfall per Hand in Tabellenkalkulationsprogramme oder Datenbanken eingegeben. Die Daten werden in elektronischem Format gespeichert, die Erfassung der Kalibrierinformationen ist jedoch nach wie vor zeitaufwändig. Auch hier treten häufig Tippfehler auf. Zudem ist keine Automatisierung des Kalibriervorgangs an sich möglich. Beispielsweise können für Geräte, deren Kalibrierung fällig ist, keine automatischen Warnmeldungen konfiguriert werden.

CMMS-Kalibriermodul

Viele Werke haben bereits in ein computerüberwachtes Wartungsmanagementsystem (CMMS) investiert und nutzen dieses nach wie vor für ihr Kalibriermanagement. In solchen CMMS-Systemen können die Werkshierarchien und Arbeitsaufträge geführt werden, eine Automatisierung der Kalibrierungen an sich ist jedoch nicht möglich, da das CMMS nicht mit intelligenten Kalibratoren direkt kommunizieren kann.

Darüber hinaus sind CMMS-Systeme nicht für das Kalibriermanagement konzipiert und bieten demzufolge zumeist nur eine geringe Auswahl an Kalibrierfunktionen, wie die Terminierung von Aufgaben und die Eingabe der Kalibrierergebnisse. Auch wenn die Gerätedaten in der Datenbank des Werks gespeichert und effizient verwaltet werden können, ist der Automatisierungsgrad nach wie vor gering. Darüber hinaus erfüllen CMMS-Systeme oftmals nicht die behördlichen Vorgaben (z. B. FDA oder EPA) für die Verwaltung von Kalibrierdaten.

Kalibriersoftware

Mit einer professionellen Kalibrier-Management-Software arbeiten die Benutzer mit einer bedienerfreundlichen Oberfläche, ähnlich dem Windows Explorer. Eine Kalibriersoftware verwaltet und speichert alle Geräte- und Kalibrierdaten. Hierzu zählen das Planen und Terminieren von Kalibrieraufgaben, die Analyse und Optimierung der Kalibrierintervalle, die Erstellung von Berichten, Zertifikaten und Etiketten, die Kommunikation mit intelligenten Kalibratoren sowie die einfache Integration in CMMS-Systeme wie SAP oder Maximo. Als Ergebnis erhält das Unternehmen rationalisierte und automatisierte Kalibriervorgänge, dank welcher sowohl die Qualität als auch die Produktivität und die Effizienz der Prozessanlage, bzw. des gesamten Betriebes gesteigert werden.

Die Kalibriersoftware ist die fortschrittlichste Lösung, die zur Unterstützung und Steuerung von Kalibrier-Management-Aktivitäten zur Verfügung steht. Um jedoch besser verstehen zu können, inwiefern eine Kalibrier- Management-Software in Prozessanlagen dabei behilflich sein kann die Gerätekalibrierungen besser handzuhaben, ist es wichtig, zuvor die typischen Kalibriermanagementaufgaben, die in den Firmen anfallen, näher zu verstehen. Generell kann in fünf Hauptbereiche unterschieden werden: Planung und Entscheidungsfällung, Organisation, Ausführung, Dokumentation und Analyse.

5 Hauptbereiche typischer Kalibrier-Management-Aufgaben

Planung und Entscheidungsfällung

Eine sorgfältige Planung und Entscheidungsfällung sind von großer Bedeutung. Alle Geräte und Messinstrumente der Anlagenteile eines Werkes müssen aufgelistet und anschließend in „kritische“ und „nicht-kritische“ Geräte unterteilt werden. Nach dieser generellen Kategorisierung müssen der Kalibrierbereich und die erforderlichen Toleranzbereiche bestimmt werden. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Festlegung der Kalibrierintervalle für jedes Gerät. Anschließend müssen die Standardvorgehensweisen (SOPs) für jedes einzelne Gerät definiert und genehmigt, sowie die jeweils passenden Kalibrierprozeduren und Kalibriergeräte für deren Ausführung definiert werden. Zuletzt muss die Firma den gegenwärtigen Kalibrierstatus jedes einzelnen Geräts im Werk erfassen.

Organisation

Die nächste Stufe, die Organisation, umfasst die Schulung der mit den Kalibrieraufgaben betrauten Firmenmitarbeiter im Gebrauch der ausgewählten Kalibriergeräte und der Umsetzung der genehmigten SOPs – dies betrifft im Regelfall das Wartungspersonal, die Servicetechniker, Verfahrenstechniker und Qualitätsbeauftragte bzw. die Leiter der entsprechenden Abteilungen. Der Mitarbeiterstab muss anschließend adäquat organisiert werden und die planmäßigen Kalibrieraufgaben werden entsprechend zugeteilt.

Ausführung

Zur Ausführung zählt auch die Überwachung der zugeteilten Kalibrieraufgaben. Alle Mitarbeiter, die mit der Ausführung dieser Tätigkeiten betraut werden, müssen vor der Gerätekalibrierung die entsprechenden Anweisungen befolgen, wozu auch alle zugehörigen Sicherheitsvorkehrungen zählen. Anschließend werden die Kalibrierungen plangemäß ausgeführt, wobei eventuell nach der Kalibrierung zusätzliche Anweisungen befolgt werden müssen.

Im Rahmen der Dokumentation und Archivierung der Kalibrierergebnisse müssen alle erstellten Kalibrierberichte in der Regel unterzeichnet und genehmigt werden.

Auf Grundlage der Kalibrierergebnisse müssen die Firmen die Daten anschließend analysieren, damit ersichtlich wird, ob Berichtigungsmaßnahmen ergriffen werden müssen. Die Effektivität der Kalibrierungen und die Kalibrierintervalle müssen geprüft werden. Basierend auf der archivierten Kalibrierhistorie müssen diese Intervalle eventuell korrigiert werden. Läuft beispielsweise ein kritischer Sensor aus der Toleranz, können die Konsequenzen für das Werk verheerend sein. Es kann zu teuren Ausfallzeiten oder Sicherheitsproblemen kommen, oder ganze Produktchargen werden minderwertig, so dass diese evtl. sogar vernichtet werden müssen.

Dokumentation

Die Dokumentation stellt einen sehr wichtigen Bestandteil des Kalibriermanagementverfahrens dar. Viele Aufsichtsbehörden und Auditoren schreiben vor, dass Kalibrierberichte aufbewahrt und die Kalibrierungen nach schriftlichen und zuvor genehmigten Vorgehensweisen ausgeführt werden müssen. Ohne eine implizite Dokumentation zum Nachweis der Rückführbarkeit der verwendeten Messstandards kann das Ergebnis per Definition nicht als Kalibrierung betrachtet werden.

Ein Gerätetechniker wendet bis zu 50 % seiner Arbeitszeit für Dokumentation und Schreibarbeiten auf - eine Zeit, die man idealerweise anderen, nutzbringenderen Tätigkeiten widmen könnte. Zu diesen Schreibarbeiten zählen im Regelfall die Vorbereitung von Kalibrieranweisungen zur Unterstützung der Feldtechniker, das Notieren von Kalibrierergebnissen im Feld sowie das Erstellen von Kalibrierzertifikaten und Archivieren von Kalibrierdaten.

Stellen Sie sich vor, wie zeitaufwändig und schwierig sich diese Aufgaben in einem Werk gestalten, das tausende Geräte besitzt, die mindestens alle sechs Monate kalibriert werden müssen! Die Anzahl an handschriftlich erstellten Unterlagen steigt in nahezu exponentiellem Ausmaß!

Jede Art von nicht automatisierten Kalibriersystem ist anfällig für menschliche Fehler. Das händische Notieren von Kalibrierergebnissen im Feld sowie das anschließende Übertragen dieser Ergebnisse in ein Tabellenkalkulationsprogramm, wenn der Techniker zurück in seinem Büro ist, stellt nach wie vor in vielen Firmen die gängige Praxis dar. Darüber hinaus ist das Erstellen von Analysen auf Grundlage von papierbasierten Systemen und Tabellenkalkulationsprogrammen, ungeachtet des Zeitaufwands, fast ein Ding der Unmöglichkeit.

Analyse

(Beispiel eines automatisch generierten Verlaufstrends)

Der Einsatz einer Software für das Kalibriermanagement ermöglicht eine schnellere, einfachere und präzisere Analyse der Kalibrierdaten sowie der zugehörigen historischen Trends.

Betriebe können dadurch Kosten senken und ihre Kalibrierintervalle optimieren, indem sie die Kalibrierhäufigkeit je nach Erfordernis verringern bzw. erhöhen.

In einer spezifischen Prozessanlage kann es beispielsweise als notwendig erachtet werden, die Kalibrierhäufigkeit bestimmter Sensoren, die sich in explosionsgefährdeten Gefahrenbereichen des Betriebes befinden, aus Gründen der Sicherheitsoptimierung zu erhöhen.

Genauso wichtig ist es jedoch, auf Grundlage der Analyse der Kalibrierhistorie eines Strömungsmessers, der sich in einem „nicht-kritischen“ Werksbereich eines Unternehmens befindet, eventuell zu entscheiden, die Kalibrierhäufigkeit zu verringern und so Zeit und Ressourcen zu sparen. Anstatt sich auf die Herstellerempfehlungen für die Kalibrierintervalle zu verlassen, ist es der Firma dank eines näheren Blicks auf die von der Kalibrier-Management-Software bereitgestellten historischen Trends eventuell möglich, diese Intervalle zu verlängern. Nach einer engmaschigen Überwachung der Geräteabweichungen über einen bestimmten Zeitraum, kann das zugehörige Kalibrierintervall auf Grundlage dieser fundierten Daten entsprechend angepasst werden.

Vorteile der Nutzung von Kalibriersoftware

Ein softwarebasiertes Kalibriermanagement bringt sowohl eine Optimierung der Planung als auch der Entscheidungsfällung mit sich. Alle Vorgehensweisen, Prozeduren und Kalibrierstrategien können mithilfe der Software geplant sowie alle Kalibrieraufgaben verwaltet werden. Alle Geräte, Messstellen und Prüfmitteldatenbanken bleiben bestehen, zusätzlich können automatische Warnmeldungen für terminierte Kalibrierungen konfiguriert werden.

Auch die Organisation wird optimiert. Mithilfe dieses Systems gehören Stift und Papier der Vergangenheit an. Über die Software werden Kalibrieranweisungen erstellt, die den Techniker durch den Kalibriervorgang führen. Zudem können diese Anweisungen auch auf dem mobilen dokumentierenden Kalibrator des Technikers geladen werden, währenddessen er im Feld arbeitet.

Die Ausführung wird effizienter und Fehler werden eliminiert. Mithilfe eines softwarebasierten Managementsystems in Kombination mit dokumentierenden Kalibratoren können die Kalibrierergebnisse direkt im internen Speicher des Kalibrators abgelegt sowie anschließend automatisch auf die Kalibriersoftware überspielt werden. Die Kalibrierergebnisse müssen nicht erneut vom Laptop in eine Datenbank oder ein Tabellenkalkulationsprogramm eingetippt werden. Die menschliche Fehlerquote wird minimalisiert und die Techniker können die gewonnene Zeit für zusätzliche strategische Analysen oder andere wichtige Aufgaben nutzen.

Auch die Dokumentation wird optimiert. Die Software erstellt automatisch Berichte und Zertifikate. All diese Kalibrierdaten werden in einer zentralen Datenbank und nicht in diversen separaten Systemen gespeichert. Alle Kalibrierzertifikate, -berichte und -etiketten können ausgedruckt oder im elektronischen Format verschickt werden.

(Beispiel eines Kalibrierzertifikats)

Und, nicht zuletzt, wird auch die Analyse vereinfacht, da die Techniker mithilfe der Softwarefunktion „historische Trendanalyse“ die Kalibrierintervalle per Mausklick überprüfen und optimieren können. Bei einem Audit ist die Firma darüber hinaus mithilfe einer Kalibriersoftware jederzeit sofort in der Lage, nicht nur die entsprechenden Vorbereitungen zu treffen sondern auch die Prüfung an sich durchzuführen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Archivierungsverfahren für Kalibrierberichte können Berichte im Handumdrehen lokalisiert werden und auch Prüfungen des ordnungsgemäßen Systembetriebs erfolgen ohne großen Aufwand.

Regulierungsbehörden und Normen, wie FDA oder ISO, stellen hohe Anforderungen an die Aufzeichnung von Kalibrierdaten. Eine Kalibriersoftware bietet eine Vielzahl an Funktionen, die dabei behilflich sind, solche Vorgaben, wie beispielsweise ein Change Management, Audit Trail oder elektronische Unterschrift, zu erfüllen.

Vorteile für das Unternehmen

In geschäftlicher Hinsicht spiegelt sich die Implementierung eines softwarebasierten Kalibriermanagements in einer generellen Kosteneinsparung wieder. Diese Einsparungen rühren daher, dass die Kalibriervorgänge ab sofort in papierloser Form erfolgen sowie keine manuellen Dokumentationsvorgänge mehr erforderlich sind. Die Techniker haben die Möglichkeit, die Kalibrierergebnisse zu analysieren, um herauszufinden, ob die Kalibrierintervalle der Geräte im Betrieb angepasst werden müssen. Arbeitet ein Gerät beispielsweise besser als erwartet, sollte dessen Kalibrierhäufigkeit auf alle Fälle reduziert werden.

Auch die Werkseffizienz sollte eine Optimierung verzeichnen, da die gesamten Kalibriervorgänge ab sofort rationalisiert und automatisiert werden. Manuelle Vorgänge werden durch automatisierte, validierte Vorgänge ersetzt, was sich als besonders vorteilhaft erweist, wenn die Firma hierdurch eine große Vielzahl an arbeitsintensiven Kalibriertätigkeiten eliminiert. Zudem werden kostspielige Ausfallzeiten reduziert.

Auch wenn ein Werk bereits ein CMMS-System im Einsatz hat, kann die Kalibrier-Management-Software problemlos in dieses System integriert werden. Wenn die im Werk zur Anwendung kommenden Geräte bereits in einer Datenbank erfasst sind, kann die Kalibrier-Management-Software die vorhandenen Daten aus der Datenbank des CMMS-Systems ohne Weiteres nutzen.

Mit einer solchen Systemintegration spart die Firma Zeit, senkt ihre Kosten und steigert ihre Produktivität durch Vermeidung unnötiger Doppelarbeiten, wie der wiederholten Eingabe von Arbeitsaufträgen in separate Systeme. Dank einer Systemintegration ist das Werk außerdem in der Lage, sein Kalibriermanagement mit intelligenten Kalibratoren zu automatisieren, was mit einem CMMS-System alleine nicht möglich ist.

Beamex Lösungen

Das Angebot zur Kalibrier-Management-Software von Beamex kann für Prozessanlagen aller Größen von Nutzen sein. Für relativ kleine Werke, wo die Kalibrierdaten für nur einen Standort verfügbar sein müssen, nur eine geringe Anzahl an Geräten kalibriert werden müssen und die behördlichen Auflagen gering sind, erweist sich unsere Beamex LOGiCAL-Software als geeignetste Lösung.

Für mittelständische bis große Unternehmen mit einer Vielzahl an Benutzern, die mit einer großen Anzahl an Geräten, Messstellen und Kalibrieraufgaben arbeiten sowie mit strikten behördlichen Vorgaben, heißt die ideale Lösung Beamex CMX Professional. Es erfüllt die Anforderungen an 21 CFR Part 11 und andere relevante Vorschriften für elektronische Aufzeichnungen, elektronische Signaturen und Datenintegrität. Darüber hinaus wird „Mobile Security Plus“ angeboten, welches erweiterte Funktionen für kompatible mobile Offline-Geräte wie die Beamex MC6-Familie an dokumentierenden Kalibratoren und Tablets/Smartphones mit der Beamex bMobile Kalibrieranwendung bietet. Diese Verbesserung senkt das Risiko von ALCOA-Verstößen, indem diejenigen, die mobile Offline-Geräte verwenden, anhand ihrer elektronischen Signatur identifiziert werden können und die Offline-Daten so vor Manipulationen geschützt werden.

Zusammen mit CMX ermöglicht die Beamex bMobile Kalibrieranwendung die papierlose Ausführung und Dokumentation von Inspektionstätigkeiten vor Ort. Es funktioniert auch offline, was ideal ist, wenn keine zuverlässigen Netzwerkverbindungen verfügbar sind. bMobile unterstützt auch die Beamex-Technologie „Mobile Security Plus“, mit der die Integrität der Kalibrierdaten während des gesamten Prozesses sichergestellt wird.

Die standortübergreifende Lösung von Beamex, CMX Enterprise, ist ausgelegt auf Firmen mit einer großen Anzahl an weltweiten Standorten, vielsprachigen Benutzern sowie einer sehr umfangreichen Anzahl an zu kalibrierenden Geräten. In solchen Fällen wird häufig eine zentrale Kalibriermanagementdatenbank angelegt, auf welche diverse Werke auf der gesamten Welt zugreifen können.

Zusammenfassung

Alle Arten von Prozessanlagen, ungeachtet des Industriesektors, können von der Implementierung einer professionellen Kalibrier-Management-Software profitieren. Im Vergleich zu traditionellen papierbasierten Systemen, firmeneigenen Systemen oder Kalibriermodulen von CMMS-System, führt der Einsatz einer speziellen Kalibrier-Management-Software zu Qualitätsoptimierung, Produktionssteigerung sowie zu
Kosteneinsparungen bei allen Kalibriervorgängen.

• Bessere Planung und Entscheidungsfindung
• Einfachere Organisation
• Schnellere Ausführung
• Automatisierte Dokumentation
• Analysefunktionen
• Kosteneinsparung
• Qualitätsoptimierung
• Effizienzsteigerung

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Original post: Why use calibration software?