L’implémentation d’un logiciel de métrologie représente une étape importante pour toutes les entreprises qui cherchent à améliorer la qualité de ses produits et optimiser ses processus.
Nous pourrions penser à première vue que l’implémentation d’un logiciel est simple et directe mais il y a différents éléments à prendre en compte pour tirer tous les avantages d’une telle solution. Un logiciel qui n’est pas utilisé par des collaborateurs ou qui ne correspond pas à des besoins peut coûter plus cher à l’entreprise que son coût initial.
C’est pour cela que je vais vous livrer dans ce guide quelques bonnes pratiques à prendre en compte lors de votre projet d’implémentation de logiciel.
1. Impliquer les parties prenantes dès le début du projet
L’implication des parties prenantes dès le début du projet est primordiale. Pour quelles raisons, vous allez me dire.
Cette étape consiste à réunir toutes les personnes concernées, que ce soient des techniciens ou des managers. Le but est de recueillir les besoins spécifiques, d’identifier les risques potentiels et de définir clairement les objectifs.
Vous pouvez par exemple impliquer :
- Les techniciens sur le terrain
- Les managers et superviseurs
- Le service qualité
- Le service IT
Que va-t-il se passer si le service qualité n’est pas impliqué dès le début du projet et que le logiciel de métrologie change la façon de fonctionner pour les audits réglementaires ?
Il va être important de réfléchir sur les changements que va apporter ce logiciel de métrologie à chaque niveau du processus.
Par exemple, les techniciens peuvent se retrouver à utiliser des solutions digitales mobiles à la place du papier et du stylo. Les managers auront de nouveaux indicateurs de performance. Le service qualité, comme nous l’avons évoqué, peut avoir besoin du système pour des audits réglementaires. Le service IT a forcément des recommandations sur le choix d’hébergement du logiciel, de la sécurité de celui-ci ou de l’intégration avec d’autres logiciels.
Toutes ces considérations, besoins et objectifs vont permettre de définir votre cahier des charges et vos URS (Users Requirements Specifications). Vous aurez ainsi une meilleure vision du projet logiciel et les éditeurs de logiciel auront tout le contexte pour répondre au mieux à votre besoin.
2. Mettre en place une équipe projet
Une équipe projet bien structuré est l’une des clés pour réussir l’implémentation d’un logiciel de métrologie. Pour cela, il faut désigner un responsable projet, quelqu’un en charge de celui-ci qui sera capable de mettre du tempo dans le projet et de faire en sorte que les tâches et deadlines sont faites et respectées.
Il faut également se demander quelles sont les ressources nécessaires dans l’équipe projet et quelles sont les responsabilités de chacun. Chaque membre du projet doit avoir des responsabilités clairement définies en fonction de son expertise et de son rôle.
Il est important d'établir un planning précis, incluant des étapes clés et des dates butoirs. Cela permet de suivre l’avancement du projet et d'assurer que toutes les parties prenantes sont synchronisées. Le planning doit inclure des phases telles que la sélection du logiciel, la formation des utilisateurs, les phases de test, et le déploiement final.
Le rôle de l’équipe projet ne se limite pas à de la coordination ; elle doit aussi veiller à la communication efficace entre les différents services. Cela implique d'organiser des réunions régulières, de préparer des comptes-rendus d’avancement, et de s'assurer que chaque partie prenante est informée et impliquée durant toutes les étapes du projet.
3. L’analyse fit/gap (concordance/écarts)
L'analyse Fit/Gap est cruciale pour identifier le logiciel de métrologie le plus adapté aux besoins de votre entreprise. Elle va permettre d'évaluer si les fonctionnalités proposées par les différents logiciels correspondent à vos exigences et URS. Il est important de considérer la capacité d'adaptation du logiciel, la fiabilité du fournisseur, le support technique et les coûts associés.
Le choix du partenaire doit se faire en prenant en compte ces critères, tout en veillant à ce que les procédures opérationnelles SOP (Standard Operating Procedures) soient adaptées pour maximiser les bénéfices du logiciel. Il ne faut pas oublier la conformité aux normes qualités et réglementaires qui doit également être assurée.
4. Formation du personnel
La formation des utilisateurs est indispensable et doit être adaptée à leurs rôles respectifs. Elle doit couvrir l'utilisation pratique du logiciel mais également et surtout le nouveau processus en place.
Nous avons également été confrontés, chez des clients, à des collaborateurs qui n’étaient pas à l’aise avec l’outil informatique. Pour certains employés, une formation supplémentaire en informatique peut s'avérer nécessaire.
Il peut être intéressant de prévoir des sessions de formation continue pour accompagner les mises à jour du logiciel et maintenir les compétences à jour des utilisateurs. L’éditeur du logiciel peut proposer des webinars, micro-formations ou des notifications sur les différentes mises à jour.
5. Gestion du changement / Comment garantir l’adoption ?
L’implémentation d’un nouveau logiciel entraîne souvent un changement significatif dans le travail quotidien, ce qui peut provoquer des difficultés pour les utilisateurs. Il est donc important de mettre en place une stratégie de gestion du changement pour faciliter cette transition et l’adoption du nouveau système.
L’objectif reste que les collaborateurs utilisent ce nouveau logiciel et bénéficient des avantages du nouveau processus.
Pour faciliter cette transition, la communication joue un rôle primordial. Il est important d’informer clairement les employées sur les raisons du changement, les avantages que cela va apporter et comment le logiciel de métrologie va simplifier leur travail au quotidien. Pour cela, vous pouvez organiser des présentations, des ateliers interactifs ou accompagner les techniciens sur le terrain.
6. Migration des données existantes
La migration des données existantes vers le nouveau logiciel est importante pour assurer une transition en douceur. Cette migration doit être planifiée avec soin pour éviter toute perte de données ou interruption majeure des opérations.
Avant toute migration, il convient de réaliser un audit des données existantes pour identifier ce qui doit être migré ou nettoyé. Nous ne voudrions pas importer des données obsolètes ou doublons dans le nouveau système. Il faut veiller à l’intégrité des données pour ne pas altérer les processus en cours.
La migration des données peut être vue comme une des dernières étapes pour valider le système et vérifier que celui-ci est conforme aux URS et que les SOP soient opérationnelles. Si la migration des données est faite, il ne reste plus à qu’à mettre en production le logiciel selon le planning projet établi. Attention, celle-ci doit être planifiée pour éviter toute interruption dans l’usine.
7. Demander du feedback aux collaborateurs
Après le déploiement du logiciel, il est essentiel de recueillir régulièrement les retours des différents utilisateurs. Cela permet d’identifier les freins à l’utilisation et également les points forts et opportunités d’amélioration.
Pour demander des retours à vos utilisateurs, privilégiez une communication ouverte comme des réunions régulières (principalement au début).
Le retour utilisateur est également un point important d’une démarche d’amélioration continue. Il va aider à améliorer la qualité des produits en optimisant les processus.
Si vous travaillez avec nous, nous vous demanderons vos retours. C’est grâce à eux que nous arrivons à développer nos solutions et notre expertise pour continuer de répondre aux besoins métiers.
En plus des possibilités d’amélioration, le retour utilisateur permettra d’analyser l’impact du nouveau système par rapport aux attentes préétablies. Il permettra aussi d’évaluer une potentielle extension de l’utilisation de la solution par d’autres services.
L’implémentation d’un logiciel de métrologie est un projet complexe qui nécessite plusieurs ressources et expertises. Évidemment, tout projet est différent et celui-ci peut varier selon la taille de l’entreprise, une conformité réglementaire ou vos clients.
Les solutions Beamex
Chez Beamex, nous proposons des solutions matérielles et logicielles depuis 50 ans et grâce à nos clients et à leurs retours d’expérience, nous avons développé une expertise unique en matière de métrologie industrielle.
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