Errores en la introducción manual de datos

Un número elevado de empresas sigue utilizando mucho las entradas manuales de datos y resultados en sus procesos industriales.

Y ello a pesar de que es comúnmente conocido y aceptado que se trata de un proceso lento y laborioso y que siempre hay errores humanos relacionados con la introducción manual de datos. Los errores humanos son naturales.

Es comúnmente aceptado que la tasa de error típica en la introducción manual de datos se sitúa cerca del 1%. ¿Qué significa en la práctica este 1% en los procesos de calibración y cómo se puede reducir o incluso eliminar?

Este artículo se centra en los procesos de calibración industrial y en la introducción manual de datos relacionada con estos procesos.

Índice

• Pasos comunes de introducción manual de datos en los procesos de calibración
• ¿Qué sucede con la tasa de error típica del 1%?
• Procesos de calibración
• ¿Error significativo o insignificante?
• ¿Error involuntario o intencionado?
• ¿Sería aceptable este porcentaje de error en otras situaciones?
• Tiene que haber una forma mejor
• Hay una forma mejor: la de Beamex
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Pasos comunes de introducción manual de datos en los procesos de calibración

Para empezar, echemos un vistazo a las formas habituales de tratar los datos en los procesos de calibración industrial:

Lápiz y papel

Todavía es muy común que los datos de calibración se capturen sobre el terreno escribiéndolos en un formulario de papel durante el proceso de calibración. Más tarde, de vuelta al taller, los datos de calibración tomados sobre el papel se introducen manualmente en un sistema informático, en algunos casos es otra persona quien realiza esta tarea.

Así, con este proceso tan habitual, los datos de calibración se introducen manualmente dos veces: primero son tomados con lápiz/boligrafo y papel y después cuando se teclean o introducen en el sistema.

Introducción manual en un sistema de calibración

Otra forma habitual es documentar los datos de calibración introduciéndolos en un sistema informático, utilizando un software de hoja de cálculo como Microsoft Excel o un software de calibración específico. Si quiere teclear directamente en un programa de software, tiene que llevar un portátil sobre el terreno y estar conectado a una red, lo que no siempre es posible en entornos industriales.

Si no es posible introducir los datos directamente en la aplicación de calibración utilizando un ordenador, en algunos casos pueden introducirse en un dispositivo móvil con una aplicación pertinente y luego transferirse electrónicamente al software de calibración.

En este proceso los datos se siguen introduciendo manualmente, aunque solo una vez, no dos como en el proceso anterior.

Almacenamiento electrónico de datos

La forma más moderna es utilizar equipos de calibración que puedan almacenar los datos de calibración en su memoria de forma totalmente electrónica. A continuación, los datos de calibración pueden transferirse desde la memoria del calibrador al software de calibración, también de forma totalmente electrónica.

Este tipo de proceso no incluye ningún paso de introducción manual de datos. Esto elimina cualquier posibilidad de error humano y también es más rápido, ya que no quita tiempo al personal técnico.

Este proceso solo funciona para las calibraciones en las que el equipo de calibración puede medir (o generar/simular) la entrada y la salida del instrumento. Si intervienen medidores, indicadores, pantallas o similares que deban leerse visualmente, es necesario introducir de forma manual algún tipo de dato.

Pero incluso si algunos de los datos de calibración se introducen manualmente en el calibrador, este puede tener una función para comprobar que los datos están dentro de las tolerancias aceptadas y también puede tener una indicación gráfica a nivel informativo de la calidad de los datos que facilitan la verificación.

Los datos de calibración se envían entonces electrónicamente desde el calibrador al sistema de calibración.

En la imagen anterior, la parte izquierda muestra un ejemplo en el que los datos de calibración se han escrito manualmente en un formulario en papel. Es posible que algunos números se hayan introducido de forma incorrecta, es difícil leer algunos de ellos, el cálculo manual de errores resulta también difícil, la marca acerca del resultado final no se aprecia claramente si se trata de un resultado aceptado o no aceptado, quién lo ha firmado, etc. 

En la imagen inferior se puede ver la misma calibración reproducida con un calibrador-documentador Beamex MC6. Todos los datos de calibración se almacenan automática y electrónicamente en la memoria del calibrador, los errores se calculan automáticamente, la decisión de declarar aceptada o no aceptada se realiza automáticamente y los resultados se envían electrónicamente al software de calibración para su almacenamiento e impresión del certificado. 

¿Cuál ofrece datos de calibración más fiables?

(Bueno, en realidad no es una pregunta, no cabe duda de que 
es el calibrador MC6)

¿Qué sucede con la tasa de error típica del 1%?

Es evidente que hay errores en la introducción manual de datos. Parece ser una norma comúnmente aceptada que, en la introducción manual de datos, los errores humanos provocan un porcentaje de error medio del 1%.

Esta tasa de error se basa en una investigación publicada en varios artículos, pero debo admitir que desconozco su fundamento científico. Podemos discutir sobre cuál es la tasa de error real, pero todos estamos de acuerdo en que siempre hay errores en la introducción manual de datos.

Después de leer en algunos sitios sobre esta tasa de error del 1%, me hizo pensar en lo que esto significa para los procesos de calibración. Sigamos pues con este porcentaje de error medio del 1% en las siguientes consideraciones.

La tasa de error puede aumentar rápidamente si los datos que hay que introducir son complicados, si el usuario está cansado o tiene prisa, y por muchas otras razones. Por ejemplo, algunas personas pueden tener una letra (sé que yo la tengo) difícil de leer para los demás.

Para reducir los errores, las empresas pueden formar a los empleados, primar la exactitud sobre la rapidez, comprobar dos veces el trabajo, garantizar unas condiciones de trabajo óptimas y, naturalmente, intentar automatizar sus procesos y deshacerse de la introducción manual de datos.

Procesos de calibración

Los datos de calibración incluyen muchos números, a menudo con muchos decimales. Además, las cifras suelen fluctuar hacia arriba y hacia abajo y los decimales cambian constantemente. Muy raramente los datos de calibración son un número entero corto fácil de introducir (es decir, los 20 mA, en la práctica, es más probable que puedan ser 20,012 mA). Esto hace que sea difícil introducir los datos de forma manual correctamente.

Cuando se calibra un instrumento de proceso, por ejemplo, un transmisor, los datos de entrada y salida deben capturarse al mismo tiempo, lo que resulta difícil. Si los valores fluctúan o van a la deriva, se introducirá un error adicional si los números no se registran al mismo tiempo.

En la calibración de un instrumento de proceso, suele haber cinco puntos de calibración (intervalos del 25% con puntos en el 0%, 25%, 50%, 75% y 100%) en el caso de un solo ciclo ascendente, y se deben registrar tanto la entrada como la salida. Esto ya suponen 10 valores de calibración. También es necesario introducir otros datos durante la calibración, como las referencias utilizadas, los datos ambientales, la fecha, la hora, la firma, etc.

Podemos afirmar que, por término medio, es necesario introducir 20 valores de calibración. Con una tasa de error del 1%, esto significa que una de cada cinco calibraciones incluirá datos erróneos.

¿Cada cinco calibraciones? ¿Por qué? Pues porque si una calibración incluye 20 valores, cinco calibraciones incluyen 100 valores. Un porcentaje de error del 1% significa que los valores se introducen incorrectamente una vez de cada 100 valores introducidos. Por tanto, una de cada cinco calibraciones incluirá una entrada de datos errónea. Una de cada cinco calibraciones significa que el 20 % de las calibraciones realizadas serán defectuosas, incluyendo cada una de ellas un valor defectuoso por término medio.

Lo anterior es cierto si los datos se introducen manualmente una sola vez. Pero, como ya se ha dicho, a menudo los datos se introducen manualmente dos veces, primero en papel sobre el terreno y luego en el taller cuando se transfieren del papel al sistema. Esto significa que hay el doble de puntos de entrada de datos, con un evento de calibración que tiene 40 valores en lugar de 20 a introducir. Esto significa que, estadísticamente, el 40% de las calibraciones realizadas incluirán una entrada de datos errónea.

Así que la modesta tasa de error del 1% en la introducción manual de datos significa que, en la práctica, cerca del 40% de las calibraciones incluirán datos erróneos.

Una vez más: ¡La tasa de error del 1% acaba de convertirse 
en el 40%!

Esto significa que casi la mitad de estas calibraciones incluirán datos erróneos. Bueno, no exactamente la mitad, sino el 40%; he exagerado un poco, cierto, pero se acerca bastante a la mitad.

Si introduce manualmente los datos de calibración mediante el sistema bifásico, lo más probable es que alrededor del 40% de sus registros de calibración contengan errores. Tómese un tiempo para asimilarlo.

Una breve pausa para la reflexión... :-)

En una planta típica de procesos en la que realizan 10.000 calibraciones al año, todas ellas introducidas manualmente mediante el proceso de introducción de datos en dos fases, ¡estadísticamente tendrán 4.000 calibraciones con datos defectuosos!

¡La cifra ha aumentado rápidamente!

Naturalmente, el proceso de calibración puede ser mucho más complicado y contener muchos más valores a introducir.

Si un proceso de calibración de un instrumento incluye 100 valores y éstos se registran manualmente, una tasa de error del 1% significa que, estadísticamente, cada calibración incluye una entrada de datos errónea. Así que, estadísticamente, ¡el 100% de las calibraciones incluyen puntos de datos erróneos!

¿Error significativo o insignificante?

La importancia del error varía según la situación.

Si los datos de calibración introducidos manualmente son muy imprecisos, es probable que se note en algún momento. Por ejemplo, si el punto cero nominal de 4 mA de un transmisor se introduce como 40,02 mA (punto decimal erróneo), lo más probable es que se note en algún momento, como muy tarde cuando se introduzcan los datos en el sistema de calibración, suponiendo que el sistema dé un aviso cuando el error sea demasiado grande.

¿Pero qué es lo que hay que hacer en esos casos? ¿Considerar que está bien mover el decimal y suponer que entonces es correcto? ¿O hay que repetir la calibración, lo que significa volver a la instalación y hacer la calibración de nuevo?

Si el error es lo suficientemente pequeño, es posible que no se note en ninguna parte del proceso. Utilizando el ejemplo anterior, si el punto cero del transmisor se registra erróneamente como 4,02 mA cuando en realidad era 4,20 mA, ese error puede no notarse en absoluto. Incluso si la corriente del transmisor de 4,20 mA estuviera fuera de tolerancia, lo que debería notarse y tomarse medidas correctivas, no se notará 
porque los 4,02 mA introducidos erróneamente son una lectura suficientemente buena y la calibración se considerará aceptada sin ninguna otra acción. Esto deja al transmisor en proceso de medición continua con un error demasiado grande.

Por tanto, en el peor de los casos, un error humano en la introducción manual de datos conducirá a una situación en la que se considere que se ha aprobado una calibración con datos erróneos.

¿Error involuntario o intencionado?

La mayoría de los errores humanos en la introducción manual de datos son, naturalmente, involuntarios.

De todos modos, no es del todo imposible que a veces los datos de calibración se introduzcan intencionadamente de forma incorrecta. La introducción manual de datos da la oportunidad de falsificar los resultados, y es casi imposible impedirlo.

Si los resultados están en el límite de considerarse aceptados o no aceptados, es posible que en algunos casos se introduzcan los datos pertinentes para que sean considerados aceptados. Tal vez un resultado no aceptado causaría mucho trabajo extra, y tal vez se haya hecho tarde y sea hora de irse a casa.

Si ve, por ejemplo, un certificado de calibración de un transmisor de presión con una lectura de presión de 10.000 psi (o bar) y una lectura de corriente de 20.000 mA, probablemente sea demasiado bueno para ser cierto.

Pido disculpas por sacar a relucir este tipo de posibilidad, pero este tipo de información puede encontrarse en algunos informes de auditoría de acceso público. Esto es también algo a lo que la FDA (Food and Drug Administration) de los Estados Unidos presta atención cuando audita a la industria farmacéutica.

Pero supongamos que los errores son errores humanos involuntarios.

La introducción manual de datos se sigue utilizando en un número sorprendente de procesos de calibración, incluso en industrias altamente reguladas como la farmacéutica y la alimentaria y de bebidas, la nuclear y muchas otras.

Cuando se introducen datos manualmente en un formulario de papel, este no avisa automáticamente al usuario si los datos introducidos están fuera de las tolerancias aceptadas. Es el usuario quien debe darse cuenta. El sistema de calibración suele tener una alarma si los datos introducidos están fuera de las tolerancias aceptadas pero en ese momento la calibración ya está hecha, y hay que rehacerla.

¿Sería aceptable este porcentaje de error en otras situaciones?

Si utilizamos la introducción manual de datos en nuestros procesos de calibración y aceptamos el riesgo de error que conlleva, ¿aceptaríamos la misma tasa de error en otras aplicaciones y situaciones?

¿Aceptaríamos que nuestros salarios no siempre lleguen a tiempo o sean incorrectos? ¿O que los reembolsos de nuestras tarjetas de crédito presenten una tasa de error elevada?

Obviamente, estas aplicaciones se basan en la introducción de datos electrónicos, no manuales.

En la mayoría de las aplicaciones simplemente no aceptaríamos el tipo de tasa de error que supone la introducción manual de datos. Pero, como he dicho, mucha gente sigue aceptándolo en su proceso de introducción de datos de calibración.

Este artículo tiene unos 15.000 caracteres, por lo que con la escritura manual habría unos 150 errores (con una tasa de error del 1%). Bueno, francamente, al ser yo quien escribe, habría muchos más :-)

Pero, por suerte, podemos utilizar un ordenador con corrector ortográfico y el texto también es revisado por compañeros. Pero estoy seguro de que todavía hay algunos errores. En este texto, los errores no tienen consecuencias graves como ocurre con los datos de calibración.

Al mismo tiempo, la industria avanza rápidamente hacia el mundo de la digitalización, donde los datos son más importantes que nunca y las decisiones se basan en ellos. También hay que examinar bien la calidad y la integridad de los datos.

Tiene que haber una forma mejor

¿Y si pudiera evitar todos los errores humanos relacionados con la introducción manual de datos de calibración?

¿Y si incluso pudiera evitar los errores intencionados?

¿Y si, al mismo tiempo, se pudiera agilizar el proceso de introducción de datos, ahorrando tiempo?

Quizá se pregunte cuál sería el coste de este sistema. ¿Se lo puede permitir?

A cambio, me gustaría preguntar cuál es el coste de todos los errores en sus datos de calibración. ¿Cuál sería el valor de este sistema para usted? ¿Puede permitirse estar sin él?

Tiene que haber una forma mejor.

Y efectivamente hay una forma mejor: la de Beamex.

¿Cuál es la forma de Beamex? ¿De qué se trata?

Con la solución de calibración integrada de Beamex, puede sustituir la introducción manual de datos de calibración por la recopilación de datos de calibración más automatizada del mercado.

En pocas palabras, el sistema Beamex está compuesto por un software de calibración, calibradores-documentadores y dispositivos móviles para la introducción de datos que se comunican a la perfección. Además, el software de calibración puede integrarse con su sistema de gestión de mantenimiento (CMMS) ofreciendo un flujo automatizado de las órdenes de trabajo de calibración desde el CMMS al software de calibración y el reconocimiento del trabajo realizado desde el software de calibración al CMMS, todo ello sin papeles.

Todo comienza con la planificación del trabajo en el CMMS o el software de calibración. Cuando llega el momento de realizar la calibración, las órdenes de trabajo se sincronizan con los calibradores-documentadores o con los dispositivos móviles (smartphones o tablets).

Cuando se realiza una calibración in situ, los datos de calibración se almacenan automáticamente en el calibrador documentador o se introducen manualmente en un dispositivo móvil.

Si trabaja en un entorno altamente regulado, los dispositivos móviles pueden contar con funciones adicionales de seguridad de datos para garantizar la integridad de estos. La solución de calibración Beamex cumple con los requisitos 21 CFR Parte 11 (Código estadounidense de Regulaciones Federales), así como otras normativas pertinentes sobre registros electrónicos, firmas electrónicas e integridad de datos.

Esto reduce el riesgo de violación de los principios ALCOA (integridad de datos) al identificar a los usuarios de los dispositivos móviles fuera de línea mediante su firma electrónica y al proteger los datos contra la manipulación, eliminando la posibilidad de falsificar los registros de 
calibración.

Desde los dispositivos móviles, los datos de calibración pueden sincronizarse con el software de calibración para su almacenamiento, análisis y generación de certificados.

El software de calibración también puede enviar una notificación automática al CMMS una vez realizado el trabajo.

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